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Documentos e información que integran la contabilidad

Muchos nos preguntamos que documentos son los que nos sirven para llevar nuestra contabilidad y más ahora con la integración de la Contabilidad Electrónica, por lo que de acuerdo al Código Fiscal de la Federación los documentos e información que integran la contabilidad de los contribuyentes son:

    1. Catalogo de cuentas y pólizas que se utilice en los registros o asientos contables.
    2. La documentación de los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes.
    3. Las declaraciones anuales, informativas y pagos te todo tipo.
    4. Documentos de depósitos o retiros de los registros contables como estados de cuenta de bancos, de inversiones, tarjetas de crédito, debito o de servicios, monederos electronicos que se entreguen a trabajadores para combustible o vales de despensa, así como acciones, partes sociales y títulos de crédito.
    5. Documentos de trabajadores de su contratación, de personas físicas que presten servicios, documentos de su inscripción y registro a la seguridad social y sus aportaciones.
    6. Documentación aduanera de importaciones y exportaciones o comercio exterior.
    7. Documentación e información en los sistemas de control y verificación internos necesarios de las operaciones de los registros, actos o actividades asentadas.
    8. Declaraciones realizadas para el cumplimiento de sus obligaciones.

 

Para realizar  y llevar de manera correcta los registros asientos contables se deben considerar que se realicen de forma correcta con la infamación necesaria para que cumplan con las disposiciones fiscales.

Para el caso de los asientos contables y sus registros deberán ser analíticos y efectuarse en el mes en que se realice la actividad, operación o acto a que se refiere cada asiento a más tardar dentro de los 5 día siguientes a su realización.

Todas la operaciones, acto o actividades se deben integrar en el libro diario en forma cronológica indicando el movimiento de cargo y abono correspondiente, los nombres de las cuentas  sus saldo final del periodo, y el total de movimientos de cargo o abono.

Estos libros diario y mayor se podrán llevar por establecimiento o dependencia, por tipo de actividades o cualquier otra clasificación que ayude a un mejor control de los asientos o registros y en donde se concentren todas las operaciones, para la identificación de cada una de ellas y sus características, relacionando también los comprobantes fiscales o documentos comprobatorios, con lo que se pretende identificar datos como son: forma de pago, contribuciones, tasas y cuotas.

Cuando se trabaje con monedas extranjeras y documentos de otro idioma diferente al español, se deben agregar sus traducciones correspondientes, así como el tipo de cambio utilizado por cada operación.

Es importante que los registros señalen la fecha de realización de la operación, acto o actividad, su descripción o concepto, la cantidad o unidad de medida, así como la forma de pago y permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias a nombre del contribuyente.

Toda la información que integra la contabilidad deberá conservarse y almacenar de acuerdo al sistema electrónico donde se almacene y procesa la información, para poder presentarse a las Autoridades Fiscales con todo el equipo y sus operaciones cuando está ejerza sus facultades de comprobación.

Se podrá optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o cualquier otro medio electrónico que cumpla con las normas oficiales mexicanas y autorice el SAT.

 

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