Como sabemos Aspel COI 7.0 facilita la captura de pólizas con el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, sin embargo muy pocos conocen la forma correcta de hacer captura masiva de pólizas con la información requerida como lo son los xml y forma de pagos, aquí explicaremos la forma de realizar correctamente nuestro archivo en excel para la carga masiva de las pólizas:
1.Abrir hoja de excel, se debe empezar a escribir en el renglón 3 del archivo dejando las dos primeras libres en este renglón que denominaremos «Renglón de registro» se colocan los datos de registro de la póliza.
– En la columna A: el tipo de póliza (Dr, Eg, In, etc.).
– En la columna B: se indica el número de póliza, se tiene que tener en cuenta que este número es secuencial por lo que se debe tener en cuenta que si se repite el sistema asignará un número secuencial.
– En la columna C: es para indicar el concepto de la póliza, este concepto es independiente al de las partidas.
-En la columna D: se especifica el día de registro de la póliza, se coloca solo el día ya que el sistema asignará el mes y año de acuerdo a el periodo en el que se esta realizando el proceso de integración de pólizas.
2. En el siguiente renglón de la póliza se colocan los datos de la partida a estos renglones les denominaremos así «renglón de partida».
– La captura se inicia en la columna B: en este celda se coloca el número de cuenta, como esta registrada en sistema, es decir, con el separador y la longitud.
– En la columna C: numero de departamento al que corresponde la cuenta.
– En la columna D: concepto de la partida.
– En la columna E: tipo de Cambio.
– En la columna F: Cargo.
– En la columna G: Abono.
– En la columna H: número Centro de Costo.
– En la columna I: número de proyecto.
Si algún dato no se tiene configurado como el centro de costos o proyecto se puede omitir o bien colocar cero.
3. Los renglones de información de CFDI se van a colocar entre las etiquetas INICIO_CFDI y FIN_CFDI
– En la columna C: fecha del comprobante fiscal digital.
– En la columna D: serie.
– En la columna E: folio.
– En la columna F: RFC emisor.
– En la columna G: RFC receptor.
– En la columna H: monto del CFDI.
– En la columna I: UUID.
Se deben colocar tantos renglones de información de CFDI como comprobantes de XML correspondan a la partida y concluir después de estos con la etiqueta de cierre FIN_CFDI
4. Renglones de información de Forma de Pago, se van a colocar entre las etiquetas INICIO_INFOPAGO y FIN_INFOPAGO
– En la columna C: fecha del pago.
– En la columna D: banco origen, de acuerdo a los establecidos por el SAT.
– En la columna E: cuenta origen.
– En la columna F: forma de pago.
– En la columna G: número de cheque.
– En la columna H: monto.
– En la columna I: RFC beneficiario.
– En la columna J: nombre beneficiario.
– En la columna K: banco destino.
– En la columna L: cuenta destino.
Se deben colocar tantos renglones de información de Forma de Pago como tipos de pagoa correspondan a la partida y concluir después de estos con la etiqueta de cierre FIN_INFOPAGO
5. Al terminar de colocar las partidas se da cierre a la póliza con la etiqueta FIN_PARTIDAS en la columna B, recuerda que se pueden poner tantas partidas como se deseen, así como de información de CFDI y Forma de Pago.
6. Una vez terminado nuestro archivo lo único que resta es ir a el sistema COI 7.0 y realizar el proceso de integración, si hay algún error en la carga el sistema enviara un reporte de los errores para que estos sean corregidos en el archivo excel. La integración no tiene un limite de pólizas a cargar así que es una gran herramienta para cargar masiva mente todas tus pólizas.