Como ya se esperaba el 1 de julio el SAT dio a conocer las reglas para la Contabilidad Electrónica, estas reglas fueron publicadas en la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2014 y en sus Anexos.
Las modificaciones quizá más esperadas por los contribuyentes, son las que hacen referencia a las fracciones III y IV del Art. 28 del Código Fiscal de la Federación, en dichos apartados se habla de los registros o asientos que integran la contabilidad que son llevados por medios electrónicos y del ingreso de la información contable al portal del SAT.
Con referencia a la fracción III se establece que para los contribuyentes que están obligados a llevar contabilidad, lo podrán realizar de dos formas:
1. Mediante la aplicación del SAT llamada “Mi cuenta” que está disponible en su portar web.
2. Mediante un sistema electrónico con la capacidad de generar archivos en formato XML con los elementos que solicita el SAT los cuales son:
a. Catálogo de cuentas – Cada cuenta del catálogo debe contener un campo con el código agrupador del SAT, estos códigos fueron definidos en los apartados A y B del Anexo 24 de la Segunda RMF, con el fin de homologar las cuentas y que el SAT pueda identificar el tipo de cuenta manejado.
b. Balanza de comprobación – Debe incluir saldos iníciales, movimientos del periodo, saldos finales, de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultado (ingresos, costos y gastos) y cuentas de orden, que se registren para efectos fiscales. Y se deben identificar todos los impuestos, tasas, cuotas y actividades por las que se page impuestos, conforme al apartado C del Anexo 24 de la Segunda RMF.
c. Información de las pólizas – Debe incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta, partida y sus auxiliares, cada póliza debe de contener el documento que sustente de la operación, una de las formas será la asociación de CFDI’s a la póliza correspondiente, esto de acuerdo al apartado D del Anexo 24 de la Segunda RMF.
En la fracción IV se establece el ingreso de la información contable al portal del SAT y el tiempo en el que se deberá hacer. El envió de la información al SAT deberá ser mediante la aplicación de su portal llamada “Buzón Tributario” y el tiempo en que se enviará la información seguirá siendo mensual con las variantes que se presentan a el cambio de información mencionada en la fracción III.
La información del catálogo de cuentas se enviará solamente en el mes de Octubre, que es cuando se debe realizar el primer envió, y se reenviara solo cuando se realicen modificaciones en dicho catálogo.
De forma mensual se enviará la Balanza General, es decir, se tiene que enviar la información del periodo concluido al siguiente mes de su cierre no podrá ser enviada después de un mes transcurrido ya que así ha quedado establecido. Para las personas Morales el plazo de envió máximo será el día 25 de cada mes y para las personas físicas será el día 27.
En caso de que los archivos contengan errores informáticos se enviara un aviso a través del Buzón Tributario, para que dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que se vea reflejada la notificación de este aviso, el contribuyente corrija dicho error y envié de nuevo la información corregida, si no se llega a reenviar la información dentro de este plazo se tomará como “No presentado”.
Y en caso de que la información sea modificada por el contribuyente posteriormente al envió, se podrá llevar a cabo la sustitución de la información, la cual solo será válida dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando se haya realizado la modificación de la información por parte del contribuyente.
Para este año 2014 las autoridades han establecido ciertas facilidades, ya que los cambios fueron planteados en este mismo año, ya que los contribuyentes requerirán tiempo para preparar su información y cumplir con las nuevas reglas.
• Para el catálogo de cuentas se da de plazo de envió hasta el mes de octubre del 2014
• Para la balanza de comprobación se da un mayor plazo para el 2014, en el 2015 deberá ser enviada la información mes con mes.
• Para la información de las pólizas, los plazos serán los mismos que para la balanza de comprobación en el 2014 solo si la autoridad lo solicita de acuerdo a la solicitud o trámite de devolución, sin embargo se solicitarán de forma forzosa hasta el 2015.